Отслеживание партий и сроков годности с помощью ТСД: полное руководство 2026

Дата публикации: 28 июня 2026 · Время чтения: 14 минут

Каждый месяц склады теряют тысячи рублей из-за просроченных товаров, которые вовремя не были отгружены. Причина — не жадность и не безалаберность, а отсутствие системы серийного учёта. В 2026 году решением этой проблемы стало ТСД отслеживание партий — технология, которая превращает терминал сбора данных в персонального контролёра сроков годности.

В этом руководстве мы разберём, как настроить автоматический учёт партий на складе, какую стратегию отгрузки выбрать (FIFO или FEFO), и какие ошибки чаще всего совершают компании при внедрении batch tracking.

Почему отслеживание партий критически важно

Финансовые потери от просрочки

По данным отраслевых исследований, потери от просроченной продукции на складе достигают 3–7% от годового товарооборота. Для склада с оборотом 50 миллионов рублей в год это 1,5–3,5 миллиона рублей, сожжённых в стеллажах.

Типичные сценарии потерь:

• Продуктовый склад не отгрузил партию молочки за 2 дня до истечения срока годности — товар утилизирован
• Аптека продала препарат с истекающим сроком вместо свежей партии — репутационный ущерб и проверки
• FMCG-дистрибьютор получил возврат поставщику на 15% объёма из-за несоблюдения условий хранения

Регуляторные требования

В Беларуси и России серийный учёт обязателен для:

• Фармацевтики — постановление МЗ о маркировке «Честный ЗНАК»
• Пищевой промышленности — ХАССП и прослеживаемость партий
• Косметики с натуральными компонентами — контроль сроков после вскрытия
• Алкогольной продукции — ЕГАИС и поштучная прослеживаемость

Без системы batch tracking прохождение проверок Роспотребнадзора или Минздрава превращается в квест с бумажными журналами и ручными выгрузками.

Что такое серийный учёт простыми словами

Серийный учёт — это способ идентификации каждой партии товара по уникальному номеру. Вместо записи «молоко Простоквашино, 1 л, 50 штук» вы видите:

«молоко Простоквашино, 1 л, парномер LOT-2026-0412, дата производства 15.04.2026, срок годности 30.06.2026, 50 штук, ячейка А-12-3»

Каждая единица товара привязана к конкретной партии. Это позволяет:

1. Знать точный остаток по каждой партии

2. Контролировать сроки годности в реальном времени

3. Автоматически отгружать сначала то, что скоро испортится

4. Быстро проводить отзыв проблемной партии

FIFO vs FEFO: какая стратегия подходит вашему складу

FIFO: First In — First Out

FIFO — первый пришёл, первый ушёл. Классическая стратегия, при которой отгружается товар, который поступил на склад раньше всех.

Когда применять:

• Товары без жёстких сроков годности (строительные материалы, электроника, мебель)
• Продукция с длительным сроком хранения (консервы — 2+ года)
• Склады, где все партии примерно одинаковы по свежести

Пример: На складе строительных смесей 1 июня поступила партия на 100 мешков, 15 июня — ещё на 200. При отгрузке 100 мешков 20 июня система спишет остатки первой партии (1 июня), а не второй.

FEFO: First Expired — First Out

FEFO — первый истекает — первый отгружается. Стратегия, при которой приоритет отдаётся партии с ближайшим окончанием срока годности.

Когда применять:

• Продукты питания (молочка, мясо, хлеб)
• Фармацевтика и БАДы
• Косметика с натуральным составом
• Химия и бытовая химия (активные компоненты деградируют)

Пример: В аптеке две партии одного препарата: партия А истекает 15 июля, партия Б — 30 августа. При продаже фармацевт обязан выдать партию А, даже если она поступила позже.

Сравнительная таблица: FIFO vs FEFO

Гибридный подход: LIFO + FEFO

На практике многие склады используют комбинированную стратегию. Например, для товаров с длительным сроком хранения — FIFO, а для скоропортящихся — FEFO. Современные ТСД с прошивкой для серийного учёта поддерживают обе стратегии одновременно, переключаясь автоматически по категории товара.

Как ТСД автоматизирует серийный учёт

Что такое ТСД и как он работает с партиями

ТСД (терминал сбора данных) — это портативный компьютер со сканером штрихкодов, который используется кладовщиком для выполнения складских операций. В контексте ТСД отслеживание партий — это функционал, который позволяет:

1. При приёмке: сканировать штрихкод партии, вводить дату производства и срок годности, присваивать парномер

2. При размещении: ТСД подсказывает ячейку с учётом стратегии хранения

3. При отборе: терминал показывает, из какой ячейки и какой партии брать товар

4. При инвентаризации: мгновенная сверка фактических остатков с учётом партий

Форматы штрихкодов для партионного учёта

Для корректной работы batch tracking на этикетке товара должен быть не только стандартный EAN-13 или ITF-14, но и расширенный штрихкод с данными партии:

GS1-128 (UCC/EAN-128) — наиболее распространённый формат:

(01) 04600699500131 ← GTIN товара

(10) LOT-2026-0412 ← Номер партии (парномер)

(17) 260630 ← Срок годности (ГГММДД)

(3103) 0001500 ← Вес нетто (кг, 3 знака после запятой)

Data Matrix (2D) — используется в фармацевтике для «Честный ЗНАК»:

010460069950013121LOT-2026-0412

17260630

Кладовщик сканирует такой код ТСД — и вся информация о партии автоматически попадает в систему. Никакого ручного ввода дат и номеров.

Экран ТСД при отборе: как это выглядит

┌─────────────────────────────────┐

│ ОТБОР ЗАКАЗА №1427 │

├─────────────────────────────────┤

│ Молоко Простоквашино 1л │

│ Нужно: 24 шт. │

│ │

│ ✅ Ячейка А-12-3 │

│ Партия: LOT-2026-0412 │

│ Срок: 30.06.2026 (2 дня!) │

│ Остаток: 30 шт. │

│ → Отобрать 24 шт. │

│ │

│ ⚠️ Ячейка Б-05-1 │

│ Партия: LOT-2026-0501 │

│ Срок: 15.07.2026 │

│ Остаток: 50 шт. │

│ → НЕ брать (FEFO) │

│ │

│ [СКАНИРОВАТЬ ЯЧЕЙКУ] │

└─────────────────────────────────┘

Терминал сам подсказывает кладовщику, откуда брать товар, и предупреждает о критических сроках. Это исключает человеческий фактор — самую частую причину просрочки.

Ключевые возможности ТСД для batch tracking

• Автоматическая привязка к партии при сканировании штрихкода
• Контроль сроков годности с цветовой индикацией (зелёный — норма, жёлтый — менее 30% срока, красный — менее 10%)
• Запрет отбора просроченного товара — ТСД блокирует операцию
• Мгновенный поиск партии по парномеру — где лежит, сколько осталось, когда истекает
• Формирование акта о списании при обнаружении просроченного товара
• Подготовка к возврату поставщику — автоматическое формирование реестра для претензии

Пошаговая настройка учёта партий в ТСД

Шаг 1: Подготовка справочника товаров

Прежде чем включить серийный учёт, убедитесь, что каждый товар в системе имеет флаг «партионный учёт». В большинстве программ для ТСД (Яслайт, DataMobile, 1С:Розница) это делается так:

1. Откройте карточку товара

2. Установите флаг «Вести партионный учёт» или «Серийный учёт»

3. Выберите стратегию: FIFO, FEFO или комбинированную

4. Укажите единицу измерения срока (дни, месяцы, годы)

Шаг 2: Настройка штрихкодирования партий

Если поставщик не использует GS1-128, вам нужно генерировать внутренние этикетки:

1. При приёмке товара введите или отсканируйте данные партии

2. Система сгенерирует внутренний парномер (например, ПР-20260628-001)

3. Распечатайте этикетку со штрихкодом на принтере этикеток (Zebra, Godex)

4. Наклейте этикетку на каждую коробку/паллету

Рекомендуемый формат внутреннего парномера:

ПР-ГГГГММДД-НОМЕР

ПР-20260628-001 ← 1-я партия за 28 июня 2026

Шаг 3: Настройка контроля сроков годности

В настройках ТСД задайте параметры предупреждений:

• Зелёная зона: более 50% срока — норма
• Жёлтая зона: 20–50% срока — предупреждение при отборе
• Красная зона: менее 20% срока — обязательное подтверждение руководителя
• Блокировка: товар с истёкшим сроком годности нельзя отгрузить

Шаг 4: Обучение персонала

Даже самая лучшая система не работает без людей. Кладовщик должен понимать:

• Зачем сканировать штрихкод партии, а не только товара
• Что делать, когда ТСД показывает предупреждение о сроке
• Как оформить возврат поставщику через терминал
• Почему нельзя отбирать товар из «красной» ячейки без подтверждения

Шаг 5: Тестовый прогон

Перед запуском в промышленную эксплуатацию:

1. Проведите приёмку 5–10 партий через ТСД

2. Выполните отбор по FEFO/FIFO

3. Проведите инвентаризацию с контролем сроков

4. Убедитесь, что данные корректно передаются в учётную систему

Интеграция с 1С и ERP-системами

Почему ТСД не работает в вакууме

Терминал сбора данных — это инструмент исполнителя. Он сканирует, подсказывает, контролирует. Но все данные о партиях, остатках и документах хранятся в учётной системе — 1С, ERP или WMS. Без интеграции ТСД отслеживание партий превращается в дорогой калькулятор.

Схема обмена данными

ТСД (кладовщик) ←──→ Middleware ←──→ 1С / ERP

│ │

Сканирует Преобразует

партии и форматы,

сроки синхронизирует

очередь

Типичный сценарий:

1. В 1С создан документ «Приходный ордер» на поступление товара

2. Документ выгружен в ТСД (через Wi-Fi или при стыковке в док-станции)

3. Кладовщик сканирует штрихкоды, вводит партии и сроки

4. ТСД формирует факт приёмки с привязкой к парномеру

5. Данные загружаются обратно в 1С — приходный ордер заполнен фактическими данными

Популярные связки ТСД + учётная система

Частые проблемы интеграции и их решения

Проблема 1: Рассинхрон остатков по партиям

• Причина: ТСД работает в офлайн-режиме, данные не дошли до 1С
• Решение: настроить синхронизацию каждые 5 минут при наличии Wi-Fi

Проблема 2: Дублирование парномеров

• Причина: два кладовщика отсканировали одну партию разными ТСД
• Решение: уникальность парномера контролируется сервером, не ТСД

Проблема 3: Потеря данных при передаче

• Причина: разрыв связи во время синхронизации
• Решение: использовать транзакционную передачу с подтверждением